Un’esperienza virtuosa di innovazione organizzativa a Longarone

Il Comune di Longarone è impegnato ormai da cinque anni in un importante percorso di innovazione e miglioramento organizzativo, che si basa sulle nuove logiche di organizzazione snella a seguito della fusione con il Comune di Castellavazzo avvenuta nel corso del 2014.

Il progetto guidato dal Sindaco Roberto Padrin in collaborazione con il Gruppo Maggioli è culminato con la creazione del nuovo sportello polifunzionale, fulcro dell’intera riorganizzazione degli uffici comunali.

In perfetto stile Lean Organization, è stata una rivoluzione organizzativa che ha posto il cittadino al centro del progetto.

Lo sportello polifunzionale è nato per migliorare la qualità dei servizi offerti attraverso la realizzazione del punto unico di contatto con il pubblico, l’unificazione delle professionalità relazionali e la semplificazione del rapporto con i cittadini. E’ stato messo a punto un nuovo sistema di accoglienza nel quale il cittadino: trova informazioni e risposte immediate ai problemi posti, completa le pratiche in modo semplice e veloce, ha a disposizione pochi interlocutori ma preparati su tutta l’attività comunale e trova un netto miglioramento nell’approccio e nella privacy.

Il progetto, come sottolinea il Sindaco Roberto Padrin, è stato pensato per migliorare e valorizzare le competenze del personale già presente, unendo le professionalità del Comune di Longarone e di Castellavazzo per offrire il miglior servizio al cittadino possibile.

Tutto è partito dalla fusione, che motivazioni vi hanno portato alla scelta?

“La fusione è stato un percorso indispensabile, è stato costruito nel tempo grazie al graduale avvicinamento dei due comuni. Un primo incontro di verifica della fattibilità era stato fatto già nel 2008 dal mio predecessore, nel 2009 sono stato eletto Sindaco, abbiamo soprasseduto per un periodo perché volevo rendermi conto di com’era la situazione reale, anche a livello normativo. Nel 2013 abbiamo deciso di riprendere in mano il progetto grazie all’elezione del Sindaco di Castellavazzo (attuale vice sindaco). Eletta pochi mesi prima nel maggio del 2013, si era resa conto che nella situazione in cui era il suo comune (1600 abitanti), non sarebbe stato possibile realizzare gli obiettivi prefissati. Abbiamo così accelerato e siamo riusciti a completare l’opera con il referendum del 9 febbraio 2014 e con l’istituzione del nuovo comune il 22 febbraio 2014. Il tutto è stato facilitato in quanto i due comuni erano contigui e avevano già dei servizi in comune, quindi c’erano le basi per costruire un progetto insieme. Inoltre i motivi che ci hanno spinto a concretizzare questo percorso sono stati: l’eliminazione dei vincoli del patto di stabilità per i comuni al di sotto dei 3000 abitanti, la volontà di creare dei nuovi servizi e una nuova identità per il nostro comune. Importanti anche i benefici economici visto che la legge garantiva a suo tempo per il comune fuso il 20% dei contributi straordinari rispetto ai contributi del 2010. Oggi a due anni di distanza siamo più che soddisfatti di quello che siamo riusciti ad ottenere, perché il comune è riuscito a mantenere i propri livelli di servizio, a migliorarli ed a dare un futuro alla comunità nonostante i tagli dello stato nel corso degli anni.”

Come avete gestito il processo di unificazione dei due comuni?

“Dobbiamo ringraziare il commissario nominato per la fusione e il nostro segretario comunale di allora dott. Barbera i quali hanno posto le basi per il nuovo comune in soli 3 mesi. Hanno iniziato il percorso, che poi abbiamo completato, di uniformare i regolamenti comunali, abbiamo fatto il nuovo statuto, unito tutti gli uffici il che è stato un percorso non semplice. Per quanto riguarda il personale abbiamo cercato di non fare perdere le posizioni organizzative in modo che tutti i dipendenti non avessero penalizzazioni. Dopo attente valutazioni abbiamo deciso di chiudere il Comune di Castellavazzo, i due edifici sono ad un chilometro di distanza; dopo un anno di sperimentazione con una dipendente che manteneva un front-office in loco ci siamo resi conto che sarebbe stata una spesa in più. Si è deciso quindi di mantenere un’unica municipalità a Longarone e comunque di guardare sempre con grandissima attenzione a Castellavazzo, in modo che i cittadini non si sentissero penalizzati. In un’ottica di razionalizzazione complessiva penso che non ci sia stato alcun disagio.”

Quali sono i principali risultati ottenuti dopo la fusione?

“Dal 2014, dopo la fusione siamo riusciti a migliorare i servizi ai nostri cittadini. L’unificazione ha portato un risparmio di 120.000 euro e nell’arco di 3 anni di 350.000 euro, queste risorse le abbiamo investite nel territorio. Ad esempio abbiamo messo a disposizione 30.000 euro per tre anni agli esercizi commerciali che volessero aprire o ristrutturare il proprio negozio. Questo sostegno, senza la fusione non avremmo potuto metterlo in gioco. Abbiamo applicato le tasse e le tariffe locali più basse che erano applicate nei due vecchi comuni in modo da far risparmiare ai nostri cittadini nel primo anno di fusione complessivamente 500.000 € pari a circa 120 € a famiglia, è stato un grandissimo risultato. Questi numeri siamo riusciti a conservarli anche negli anni successivi. Nel frattempo lo stato ha modificato le leggi sulle fusioni, ha raddoppiato il contributo straordinario ai comuni fusi che ora è pari al 50% rispetto ai contributi del 2010. Quindi il Comune di Longarone avrà per 10 anni quasi 1 milione di euro di contributo straordinario dallo Stato. Inoltre lo sblocco del patto di stabilità ci ha permesso di fare degli investimenti che di fatto non si sarebbero potuti realizzare. Dopo il disastro del Vajont vista la distruzione di Longarone il centro storico nell’immaginario collettivo è Castellavazzo, quindi abbiamo fatto un’operazione di recupero e valorizzazione anche dal punto di vista storico. Abbiamo fatto la scelta di mantenere il nome di Longarone in quanto legato alla storia del Vajont, ci sembrava doveroso non cambiarlo, ma abbiamo deciso di inserire lo stemma del Comune di Castellavazzo come nuovo stemma che raffigura la torre della Gardona che diventa così il simbolo del nostro comune”

Alla luce della vostra esperienza che consigli potreste dare ad altre amministrazioni che volessero intraprendere il vostro percorso?

“Sono fermamente convinto che la fusione è un percorso lungimirante che permette ai nostri cittadini un futuro migliore, anche se lo Stato per sostenere questa progettualità deve cercare di dare garanzia al futuro dei comuni fusi, senza cambiare le regole ogni anno, in modo che possano avere un sostegno per almeno tre o cinque anni e si possano presentare percorsi ai cittadini che poi corrispondano a benefici reali. Quindi consiglio alle amministrazioni comunali grande attenzione al personale, che ha un ruolo molto importante, far perdere alcune funzioni organizzative ai dipendenti sarebbe un problema. Bisogna fare un’analisi approfondita di tutti gli aspetti in modo da presentare ai cittadini un progetto chiaro, preciso, con ben definiti i benefici. E’ importante non mettere in una posizione di inferiorità alcuno dei comuni coinvolti in modo che nessun cittadino si senta inglobato in una realtà che non sente propria.”

La fusione ha portato al progetto di riorganizzazione e alla nascita dello sportello polifunzionale. Quali obiettivi avete perseguito per realizzare tale progetto?

“Abbiamo accolto subito con entusiasmo la proposta del Centro Studi Bellunese di partecipare ad un incontro del Gruppo Maggioli che aveva organizzato a Montichiari per vedere come funzionava la Lean Organization e lo Sportello Polifunzionale in questo comune. Abbiamo avuto degli ottimi riscontri e ci siamo impegnati ad intraprendere questo percorso qualora la fusione del nostro comune fosse andata a buon fine. Lo Sportello Polifunzionale ha delle funzioni molto chiare e precise: snellire la burocrazia, migliorare il rapporto cittadino-comune, dare risposte veloci. Devo dire la sincera verità che questa fase ci ha anche permesso di fare una fotografia di quella che era l’attività dei nostri uffici, cercando di capire quali erano i carichi di lavoro e dove poter intervenire a livello del personale. Questo è stato un primo e fondamentale passaggio visto che non sempre noi amministratori ci rendiamo conto di quello che gli uffici svolgono per noi e per cittadini. In seguito abbiamo iniziato la formazione dei dipendenti in modo che si rendessero conto dei cambiamenti che avrebbero dovuto mettere in atto. Con lo Sportello Polifunzionale il cittadino che arriva in ufficio ha un unico punto di riferimento cui rapportarsi per risolvere le proprie esigenze. Abbiamo quindi individuato le persone che potevano esprimere le migliori competenze per lo sportello. Nel nostro sportello manca una figura, ma nel 2017 la implementeremo in modo da poter garantire un servizio migliore e portare altri servizi che attualmente vengono svolti a livello sovracomunale. Abbiamo aumentato di molte ore l’apertura al pubblico portandola a trenta ore settimanali in modo che il cittadino possa disporre di un’apertura più ampia. Il cambiamento di approccio per i cittadini inizialmente non è stato semplice, ma quando si sono resi conto che il servizio funziona non ci sono più stati problemi. È un percorso che va costruito nel tempo ma credo sia un metodo innovativo molto importante che consiglio di portare avanti alle varie amministrazioni comunali.”

Quali risultati avete ottenuto dopo e durante il vostro percorso di riorganizzazione?

“Si sono svolti diversi incontri con il personale, l’approccio del dipendente è fondamentale perché deve sposare questo nuovo metodo di lavoro, cosa che è stata interpretata perfettamente dal personale dello sportello, che sta svolgendo un ottimo lavoro. L’unico limite della nostra esperienza è una questione logistica. Purtroppo non disponiamo di uno spazio aperto all’ingresso del Municipio, il cittadino deve entrare in una stanza chiusa, ma lo consiglierei ad altri Municipi che dispongono di un front office aperto, sarebbe la soluzione ideale perché si potrebbe creare un rapporto diretto con il cittadino direttamente all’ingresso. Con lo sportello, anche se nel nostro caso è separato dagli altri uffici, non c’è nessuna volontà di impedire al cittadino di raggiungere gli uffici, ma bisogna seguire delle regole attraverso degli appuntamenti. Sono convintissimo che questo sia un progetto vincente con molti vantaggi, ci sono molti aspetti positivi, altri da migliorare, e pochissimi aspetti negativi.”

Nuove prospettive per il futuro?

“Dal punto di vista organizzativo bisogna sempre affinare al meglio questo metodo ed ascoltare i consigli che ci arrivano dai cittadini. L’organizzazione interna che ci siamo dati permette di far fronte a tutte le problematiche ed esigenze dei nostri oltre 5000 abitanti. Il futuro è legato al migliorare e al garantire ai cittadini servizi migliori che passano attraverso scelte le quali anche se non capite subito, nel tempo daranno i loro frutti. Io ho grandissima fiducia nel nostro territorio, soprattutto perché si completeranno un serie di investimenti che implementeranno settori importanti come ad esempio il turismo con risultati importanti. Dobbiamo continuare su questa strada ed essere convinti che la scelta che abbiamo fatto sia una scelta vincente, proficua e condivisa da tutti.”

Intervista del Sindaco Roberto Padrin – Comune di Longarone

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