Supporto organizzativo per il management della P.A.

In una fase di contrazione delle risorse – economiche e di personale – è importante per le Amministrazioni Locali rivedere i propri processi di lavoro al fine di recuperare efficienza interna, impostare piccoli modelli di controllo di gestione ed avviare un rapporto con i cittadini e le imprese basato su: semplificazione degli adempimenti, rapidità di azione, qualità dei servizi lotta agli sprechi.

La metodologia di lavoro si ispira a 3 importanti principi:

supporto organizzativo

  1. Utente al primo posto
    Porre il cittadino o l’impresa al primo posto è importante per una Pubblica Amministrazione che vuole passare dalla logica delle funzioni a quella dei processi, perseguendo il  miglioramento continuo. In tal modo è possibile: migliorare la qualità e l’efficienza dei servizi, definire ed attuare politiche efficaci, ridurre i costi, valorizzare le risorse umane.
  2. Organizzazione snella
    La logica si basa su alcuni paradigmi organizzativi che possiamo così sintetizzare: concentrare l’attenzione sul valore che i prodotti/servizi generano a cittadini/imprese, eliminando ciò che è superfluo; lavorare a flusso continuo, senza interruzioni, per ridurre i tempi di risposta e portarli a coincidere sempre più con i tempi effettivi di lavorazione; individuare e cancellare tutto ciò che rallenta il processo e lo rende inefficiente.
  3. Sistemi informativi all’avanguardia
    Sistemi informativi all’avanguardia consentono alla Pubblica Amministrazione di affrontare i problemi in un’ottica innovativa, in cui la digitalizzazione e le tecnologie sono sempre più al centro dell’azione e strettamente legate ad una propedeutica ed efficace azione di analisi organizzativa e di processo.

supporto organizzativoQui di seguito una selezione dei principali servizi:

Supporto al responsabile della transizione al digitale

Il nostro servizio è in grado di fornire un supporto operativo al Responsabile per la Transizione Digitale nelle attività di indirizzo, pianificazione, coordinamento e monitoraggio del progetto di trasformazione digitale: dalla fase di check del livello di digitalizzazione alla pianificazione delle attività necessarie per soddisfare i requisiti indicati dal CAD (Codice Amministrazione Digitale), dal supporto giuridico per garantire all’Ente la compliance alla normativa alle soluzioni tecnologiche ed informatiche funzionali alla realizzazione della digitalizzazione (software, portali di servizi, sistemi di pagamento, conservazione a norma dei documenti informatici ecc.) oltre all’attività di project management per i progetti di informatizzazione più complessi.

Analisi e reingegnerizzazione dei processi in logica di digitalizzazione

Strettamente legata all’attività di supporto al RTD è L’attività di analisi e ridisegno dei processi finalizzata non solo alla digitalizzazione dei procedimenti ovvero al passaggio della gestione cartacea dei procedimenti a quella digitale, ma anche a rivedere le attività che all’interno di un servizio hanno tempi lunghi di risposta, impegnano molte risorse, hanno un iter di sviluppo farraginoso. Con un approccio fortemente pragmatico e basato sull’osservazione e la sperimentazione, si rappresenta lo stato attuale di un processo, si individuano i passaggi e gli spezzettamenti inutili e si determinano le cause di inefficienza per poi passare a disegnare il piano di azione ed a sperimentarlo per colmare e/o correggere i gap tra quanto disegnato e la realtà operativa. Questa attività è strettamente collegata ai processi di informatizzazione degli Enti.

Realizzazione dello sportello polivalente e polifunzionale

Con lo Sportello polivalente e polifunzionale si realizza un sistema evoluto di accoglienza basato sulla costituzione di un unico punto di contatto fisico, per i cittadini e per le imprese verso il Comune che ha non solo l’obiettivo di fornire informazioni e risposte ai problemi posti ma anche di avviare e completare (in un unico contatto) le pratiche in modo semplice e veloce, recuperando anche efficienza interna. Si propone quindi un modello organizzativo che supera la logica dell’URP per giungere ad una struttura molto innovativa ed efficiente e che si integra perfettamente alle modalità digitali di presentazione delle istanze e relazione tra P.A. e cittadini finalizzate alla dematerializzazione.

Progettazione dell’ufficio unico delle entrate

Il servizio è finalizzato al supporto agli Enti in termini di progettazione, organizzazione ed implementazione che vogliono costituire – al proprio interno o in house – un Ufficio Unico delle Entrate, ovvero una struttura in grado di gestire e monitorare tutti i flussi relativi alle singole entrate. Analisi del carico di lavoro (le posizioni da lavorare), dimensionamento dell’organico, definizione dei processi esterni (implementazione dello Sportello Unico delle Entrate), definizione dei processi interni (rapporti con gli altri uffici dell’Ente), definizione degli indicatori di performance dell’Ufficio e impostazione di cruscotti di monitoraggio. Il servizio consente anche una valutazione dell’efficacia ed efficienza del processo di riscossione coattiva al fine di definire insieme al cliente la nuova strategia operativa e modello di gestione della riscossione coattiva. L’attività si integra inoltre con la piattaforma City-Mat, il sistema gestionale per la riscossione di tutte le tipologie di entrata.

Analisi e revisione delle strutture organizzative

Questo servizio permette di effettuare uncheck-up della struttura organizzativa al fine di individuare le attività che funzionano bene ma soprattutto quelle che potrebbero essere migliorate. Individuate le criticità, è ovviamente più facile definire quali siano gli strumenti adatti per intervenire con successo ed ottenere i miglioramenti necessari e le priorità da assegnare agli interventi. Nella sostanza, con l’analisi e revisione delle strutture si effettua una sorta di “radiografia dell’organizzazione” finalizzata a definire gli ulteriori accertamenti da fare o la terapia da adottare per migliorare il proprio stato di salute.

Avvio di percorsi associativi (gestione associata di servizi, unioni, fusioni)

Il servizio è finalizzato alla redazione di uno studio di fattibilità della riorganizzazione relativo alla volontà di costituzione di un nuovo Comune, di una Unione o della modalità di erogazione dei servizi in forma convenzionata. Il servizio fornisce gli elementi tecnico-organizzativi ed economico-finanziari che mettono nelle condizioni gli amministratori e la cittadinanza di adottare ed avviare il processo associativo, evidenziando gli aspetti migliorativi con il fondamentale coinvolgimento ed informazione della popolazione (in particolare per le fusioni).

Servizio di supporto alla progettazione ed allo sviluppo di aree e circuiti turistico-museali

Il servizio supporta gli amministratori pubblici e gli operatori economici nell’attuazione di nuove politiche di sviluppo economico centrate sul turismo, anche al fine di contrastare lo spopolamento dei piccoli comuni, potenziare l’attrattività di località e circuiti turistici, attivare nuove filiere in grado di generare nuova occupazione. Operativamente si tratta di valutare la fattibilità relativamente alla creazione di un nuovo distretto o filiera di business o circuito turistico attorno ad un attrattore in grado di generare opportunità di sviluppo economico.

Livia Bosi

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