J-Pers

Sistema Informativo per la gestione delle risorse umane

J-Pers è il software realizzato in tecnologia Java e Web, per la gestione completa del personale dell’Ente Locale.

 

Il software J-Pers è il frutto della conoscenze specifiche in materia e delle competenze informatiche maturate dalle software house del Gruppo Maggioli. L’obiettivo del software è quello di supportare gli operatori con l’automazione delle operazioni e con un flusso automatico di comunicazioni che si estende da un’area applicativa all’altra.
Il software ha un elevato grado di personalizzazione e flessibilità ad hoc per le specifiche realtà, garantisce un utilizzo ottimale agli Enti di ogni dimensione e tipologia.

I moduli di J-Pers

La modularità del software consente ad ogni ufficio dell’Ente Locale di adottare, di volta in volta, i singoli moduli software, limitando l’investimento iniziale e offrendo la possibilità di implementare la soluzione, essendo questi perfettamente integrabili tra loro nel tempo.

  • Gestione Giuridica
  • Gestione Economica
  • Gestione Presenze/Assenze
  • Portale del Dipendente
  • Gestione Documentale
  • Sistema di Valutazione del Personale

I principi ispiratori

I principi ispiratori si basano sulla capacità di:

  • Disporre di un prodotto completamente integrato per la Gestione del Personale, molto flessibile e con una copertura delle problematiche ampia ed articolata
  • Fornire strumenti in grado di accomunare la flessibilità e la potenza applicativa con un’estrema semplicità di utilizzo
  • Fornire una soluzione completa ma modulare, tale da garantire una risposta adeguata alle diverse esigenze dell’Ente consentendo un punto di ingresso in uno qualunque dei sottosistemi, senza precludere successivi ampliamenti
  • Gestire in profondità storica le informazioni legate alla carriera del dipendente, agli eventi retributivi e più in generale alle entità presenti nel sistema
  • Sviluppare una soluzione in linea con lo “stato dell’arte” della tecnologia più innovativa.

Altre caratteristiche generali

Integrazione

I dati introdotti nel sistema, una volta immessi, non devono più essere ripetuti, nemmeno nel caso di attivazione di differenti moduli in tempi diversi. La Base Dati è unica e condivisa, l’approfondita analisi sulle entità di base del sistema è stata focalizzata a garantire l’assenza di ridondanze o trasferimenti di dati.

Flessibilità Contrattuale

E’ garantita la gestione libera (tramite formule e tabelle) delle regole retributive e contributive, delle voci di paga e dei dati anagrafici e calcolati.

Profondità Storica

La quasi totalità delle informazioni contenute (Informazioni Anagrafiche, Informazioni Economiche, Voci, Regole di calcolo) fa riferimento ad un Periodo o ad una Data di Validità. Il sistema consente quindi di recuperare e gestire in tempo reale le informazioni “valide” ad una certa data (passata, presente, futura). Non vi sono limiti teorici alla quantità di informazioni storiche che si possono mantenere on-line.

Gestione Multi Ente

Il sistema permette la gestione contemporanea di più di un Ente, volendo soddisfare in questo modo le esigenze di consorzi o consulenti.
I dati dei singoli Enti possono risiedere indifferentemente sullo stesso Data Base o su Data Base distinti, in funzione dell’organizzazione interna o delle esigenze del C.E.D.

Gestione Multi Contratto

Il sistema permette la gestione di Contratti Retributivi diversi, utilizzati dallo stesso Ente. Contemporaneamente lo stesso Contratto può essere riferito ad Enti diversi.

Gestione Giuridica

La Gestione Giuridica di J-Pers si fonda soprattutto su alcuni componenti di base:

  • Struttura Organizzativa
  • Fascicolo del Personale
  • Metacurriculum
  • Tali componenti ovviamente sono alla base anche per tutti gli altri moduli della soluzione

Struttura Organizzativa

Un elemento fondamentale e trasversale a tutta la suite Sicr@Web, sul quale si basa anche la Gestione del Personale, è la Struttura Organizzativa.
Questa associazione permetterà tra le altre cose di indirizzare le attività all’interno di eventuali workflow che si potranno attivare.
Sia il disegno della Struttura Organizzativa, che la collocazione delle persone al suo interno, è in versione temporale.

Fascicolo del Personale

Permette la gestione modulare delle informazioni relative al personale. La natura MultiEnte/Multicontratto del sistema consente la condivisione di alcune informazioni della persona indipendentemente dai rapporti lavorativi/retributivi che la persona può avere con Enti diversi.

Per garantire la sicurezza delle informazioni, la struttura del fascicolo è progettata in modo di disporre per ogni tipologia di informazione una classe ACL.

Metacurriculum

Elemento di gestione delle informazioni associabili al dipendente, estremamente parametrizzabile. Ogni informazione potrà essere legata a valori tabellari. E’ possibile specificare quali comportamenti il sistema dovrà adottare in fase di utilizzo sul Fascicolo del Personale.

Gestione Economica

Il sistema per la gestione dell’Area Retribuzioni del personale che si propone è la combinazione di vari moduli che si integrano fra loro al fine di semplificare al massimo tutti gli adempimenti che tale gestione richiede. In ognuno dei moduli si possono ritrovare tutti i fondamentali principi ispiratori della suite, in modo da soddisfare le numerose esigenze di un moderno Ente riguardo al calcolo della
paga.
Esigenze che si possono sintetizzare in pochi punti:

  • flessibilità e velocità nell’adeguarsi alle continue variazioni contrattuali
  • precisione e rapidità di calcolo
  • basso costo operativo
  • accurato interfacciamento con le procedure/moduli a valle del calcolo della retribuzione.

La flessibilità è un concetto che deriva dall ampia gamma di operatività consentite, con una forte focalizzazione alla realtà propria dell’Ente Locale:

  • tabelle Contrattuali (con possibili deroghe e specificità locali)
  • elementi curriculari, informazioni preconfigurate o definite dinamicamente dall’utente
  • precisione e rapidità di calcolo, con un basso costo operativo, dalla definizione di piani delle scadenze elaborative, differenziabile per tipologia di dipendenti
  • aderenza normativa alle Contrattualistiche esistenti all’interno degli Enti Locali
  • ampia gamma di funzioni di controllo e di comunicazione derivate dalle elaborazioni saltuarie o periodiche
  • interfacciamento con altre domini relativi alla gestione delle risorse umane interne (contabili, P/A, valutazioni) o istituzionali (Previdenziali, Fiscali, Associativi, ecc…).

Gestione Presenze/Assenze

Altro modulo fondamentale per la gestione delle Risorse Umane è la gestione delle Presenze/Assenze. Anche questo modulo condivide tutte le informazioni della Persona di sua competenza e comuni alle altre aree Giuridica ed Economica. Il sistema permette di gestire tutte le casistiche che un Ente può voler gestire. A tal proposito sono state progettate delle strutture per arrivare ad un elevato livello di
parametrizzazione. Anche in questo caso si è cercato il giusto equilibrio tra semplicità di utilizzo e potenzialità del prodotto.
Il risultato della elaborazione del Cartellino e delle altre procedure mensili si integrano con gli altri moduli della suite.
Salvaguardando eventualmente l’architettura hardware presente, questo modulo permette la massima flessibilità nella valutazione delle prestazioni lavorative. Siano rilevate con canonici sistemi di acquisizione o attraverso le più moderne modalità consentite dalla tecnologia (apparati biometrici, smartphone, ecc…).

La flessibilità e configurabilità di un numero illimitato di Turni ed Orari di lavoro è tra i punti di forza del sistema: il modello
orario contiene l’insieme delle regole che definiscono le fasce orarie su cui si sviluppano, nel giorno e nel periodo, sia la prestazione attesa, sia gli eventi/giustificativi che si vogliono governare.

Giustificativi e Timbrature, base della gestione delle P/A, sono gestibili nelle varie forme e natura, in piena integrazione con il sistema Giuridico ed Economico.
L’approccio della soluzione, la trasversalità funzionale e i criteri di autenticazione forniti dalla suite, consentono di configurare
il sistema dalla modalità centralizzata, fino al più atomico decentramento, sulla base dei profili/ruoli detenuti.

Portale del Dipendente

Qui sono presenti le funzionalità di utilità e di colloquio con le gestioni centrali. Tali funzioni si innescano nel sistema Sicr@Web utilizzandone tutti i criteri e le protezioni in esso contenuti. Ove necessario è possibile avviare anche degli iter di workflow, altro elemento trasversale della suite Sicr@Web.
Tra le varie funzionalità, citiamo solo ad esempio:

  • Consultazione del Fascicolo Personale
  • Consultazione /Gestioni ambito Retributivo P/A (Cedolini, CUD, Cartellini P/A, segnalazioni personali/di gruppo, comunicazioni
    ecc.)
  • Richiesta/Stampa del Certificato di Servizio
  • Interazioni retributive (variazione del Nucleo Familiare, dichiarazione a fini ANF, detrazioni, residenze, ecc.)
  • Iter autorizzativi P/A (timbrature, giustificativi, prestazioni straordinarie, ecc…).

Gestione Documentale

La gestione permette di creare e gestire il Fascicolo Documentale del dipendente in forma elettronica e di associarlo in modo diretto alla anagrafica del dipendente.
E’ possibile consultare i documenti collegati alla persona utilizzando le funzionalità del prodotto J-Pers, senza dover materialmente
accedere all’archivio cartaceo.
La consultazione dei documenti informatici è disponibile anche ai singoli dipendenti/responsabili, attraverso il Portale del Dipendente.

E’ facile articolare il Fascicolo in sotto-fascicoli, raggruppando i documenti per tipologia (Autorizzazioni, Stato di servizio, Dichiarazioni
del dipendente, ecc.).

Scrivania Virtuale
E’ disponibile la “Scrivania virtuale” che elenca tutti i documenti che l’utente ha registrato/assegnato. Può essere alimentata attraverso l’assegnazione diretta di un documento, sia attraverso un’azione specifica di Workflow.

Workflow Documentale
Tra i componenti comuni di Sicr@Web è presente, oltre alla gestione Documentale, anche il sistema di Workflow, nelle sue parti di:

  • Designer, progettazione di Workflow
  • Engine, per istanziare ed eseguire processi di Workflow
  • Amministrazione
  • Task List delle attività l’utente è chiamato a svolgere.

Con questo sistema è possibile progettare e realizzare flussi documentali che possono interessare i diversi attori del sistema J-Pers, sia per la parte di Front-Office che per la parte di Back-Office.
Il repository documentale è integrato con la firma digitale: ogni documento può essere firmato digitalmente da uno o più persone.

Sistema di Valutazione del Personale

Il sistema di Valutazione e incentivazione del Personale permette di ottenere la valutazione del personale in base al proprio inquadramento sulla base di schede di valutazione differenziate.
La valutazione può essere eseguita su criteri di tipo soggettivo o derivanti da elaborazioni del software quali, ad esempio, la percentuale di raggiungimento complessiva relativa agli obiettivi gestiti dal Controllo di Gestione, oppure il calcolo della capacità di differenziazione nelle valutazioni dei propri sottoposti.
In base al punteggio ottenuto dalla valutazione ed alle informazioni del curriculum del dipendente fornite dal modulo di gestione del Personale quali, ad esempio, assenze, inquadramento economico, periodo lavorativo, si ottiene il calcolo dell’importo dell’incentivo che viene fornito al modulo retributivo per le opportune operazioni di liquidazione.

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