La programmazione degli acquisti
e degli interventi nella pubblica amministrazione

Il Codice dei contratti pubblici (D.lgs. 50/2016) dispone una serie di norme finalizzate alla trasparenza e pubblicità degli atti di programmazione dei singoli Enti, in particolare l’art. 21, comma 7, prevede che il programma biennale degli acquisti di beni e servizi e il programma triennale dei lavori pubblici, nonché i relativi aggiornamenti annuali, siano pubblicati sul profilo del committente, sul sito informatico del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti e su quello dell’Osservatorio di cui all’articolo 213, anche tramite i sistemi informatizzati delle Regioni e delle Provincie autonome di cui all’articolo 29, comma 4.

Il successivo D.M. 16 gennaio 2018, n. 14 ha fornito gli elementi di dettaglio per l’approvazione dei programmi, nonché ha definito gli schemi-tipo per la redazione e la pubblicazione del programma.

Già a partire dall’annualità 2019, il Ministero Infrastrutture ha reso disponibile la piattaforma per la redazione e pubblicazione della programmazione dell’Ente all’interno del sistema www.serviziocontrattipubblici.it.

Ad oggi l’adempimento di pubblicazione previsto dall’art. 21, comma 7, è così ripartito tra il sistema unico nazionale e le varie piattaforme regionali:

Software per la trasmissione autonoma del programma triennale dei lavori pubblici, del programma biennale per l’acquisizione di forniture e servizi e dei relativi elenchi annuali e aggiornamenti annuali, ai sensi D.M. 16 gennaio 2018, n. 14

Grazie alla notevole esperienza maturata nel corso di oltre 20 anni in tema di programmazione, monitoraggio e rendicontazione degli acquisti e degli interventi, la suite Appalti&Contratti, si arricchisce di un nuovo modulo per l’invio dei dati relativi alla programmazione triennale delle opere e al piano biennale di forniture e servizi.

L’utilizzo di tale software permette i seguenti benefici:

  • Il software consente la gestione di diverse unità organizzative con la possibilità di gestire un numero illimitato di utenti dedicati al caricamento o alla supervisione dei programmi
  • Creazione di una banca dati utilizzabile per il monitoraggio interno relativo allo stato di avanzamento degli interventi/acquisti programmati
  • Possibilità di attivare un popolamento massivo dei programmi mediante un opportuno tracciato in formato xml o txt
  • Possibilità di associare un fascicolo documentale a ciascun intervento presente
  • Sistema integrato con le componenti monitoraggio progettazione e acquisti della suite Appalti&Contratti

Il modulo Programmazione triennale delle opere e piano biennale di forniture e servizi, permette l’inserimento dei dati relativi ai programmi triennali ed annuali per LL.PP. e dei programmi biennali per forniture e servizi.

Il software prevede:

  • la gestione di uno o più programmi e periodo, con le relative informazioni generali
  • la gestione di uno o più interventi per ciascun programma, contenenti tutte le informazioni richieste da normativa; è disponibile una funzione di copia e incolla intervento per semplificare le operazioni di data entry
  • un riepilogo complessivo, per ogni programma, degli importi totalizzati dall’insieme degli interventi, da cui generare il file PDF per la pubblicazione
  • stampa in formato PDF secondo gli standard ministeriali (D.M. Infrastrutture del 14/01/2018)
  • funzioni verifica dei dati ed invio mediante servizi di cooperazione applicativa con serviziocontrattipubblici o servizi regionali compatibili

Altro elemento di particolare importanza nell’utilizzo del software dedicato alla programmazione è quello che l’intervento proposto diventa parte di un flusso che consente di monitorare l’evolversi della richiesta/intervento nel tempo.

È possibile quindi ad esempio richiamare l’intervento del programma annuale nel software di monitoraggio lavori per seguire l’andamento della progettazione e l’iter approvativo, ed una volta che sono ultimati gli step è possibile richiamare le informazioni dell’intervento nel software dedicate alle procedure di affidamento per monitorare la fase di gara. In questo modo si ha inoltre il beneficio di verificare quali interventi non devono essere riproposti nella programmazione successiva in quanto già attivata la procedura di affidamento.

Nell’immagine successiva sono rappresentati gli interscambi di informazione tra i diversi moduli della piattaforma e il modulo programmazione.

Servizio spot per il caricamento del programma triennale dei lavori pubblici, del programma biennale per l’acquisizione di forniture e servizi e dei relativi elenchi annuali e aggiornamenti annuali, ai sensi D.M. 16 gennaio 2018, n. 14

Grazie alla notevole esperienza maturata nel corso di oltre 20 anni in tema di programmazione, monitoraggio e rendicontazione degli acquisti e degli interventi, Maggioli Spa è in grado di offrire ai suoi clienti un servizio di supporto operativo per l’invio dei dati relativi alla programmazione triennale delle opere e al piano biennale di forniture e servizi.

L’oggetto del servizio prevede il caricamento da parte del personale tecnico specializzato Maggioli, del programma approvato (o in fase di approvazione) dall’Ente su una delle piattaforme informatiche compatibili. L’elenco degli interventi e degli acquisti da inserire nel programma verranno trasmessi dall’Ente in formato excel, secondo un modello fornito da Maggioli, con il vincolo di inserire tutti i dati obbligatori previsti dai sistemi informativi di pubblicazione finale (nel file excel tali dati sono evidenziati).

Il servizio oggetto di offerta prevede le seguenti attività:

  1. Il referente tecnico Maggioli invia al referente dell’Ente un file excel predefinito contenente le informazioni richieste per la compilazione delle schede di programmazione (triennale Lavori e biennale Forniture e Servizi);
  2. Il referente indicato dall’Ente, al termine della fase di raccolta da parte dei diversi settori, invia il file excel contenente gli interventi e gli acquisti da inserire in pianificazione al referente Maggioli indicato per la gestione delle attività di importazione e invio, comunicando anche il nominativo del referente del programma che avrà accesso alla fase formale di pubblicazione;
  3. Prima dell’effettiva attività di migrazione verranno effettuati i controlli di obbligatorietà e correttezza dei dati presenti sui file excel, in caso di insorgenza di errori verrà richiesto l’aggiornamento dei file al referente tecnico del programma;
  4. Il file relativo alle programmazioni di lavori, forniture e servizi verrà processato e caricato sul sistema informativo nazionale/regionale in stato bozza per le opportune verifiche propedeutiche all’invio ufficiale;
  5. Il referente della programmazione dell’Ente o suo delegato potranno a questo punto accedere con le credenziali del sistema informativo (nazionale o regionale) e consultare il programma caricato, stampare le schede ministeriali approvarle e procedere in autonomia alla pubblicazione ufficiale. In caso si riscontri la necessità di apportare modifiche relative ai dati caricati da Maggioli prima della pubblicazione ufficiale è possibile segnalare le correzioni al referente tecnico Maggioli che provvederà alla bonifica;
  6. La conclusione delle attività avviene nel momento in cui il referente tecnico del cliente comunica l’avvenuta pubblicazione definitiva al referente tecnico Maggioli
Aggiornamento periodico dei programmi mediante file excel

Il servizio in oggetto prevede la possibilità di caricare oltre alla prima pubblicazione anche i diversi aggiornamenti periodici previsti durante l’anno. Quindi a valle delle attività previste per il primo caricamento descritte in precedenza, è possibile prevedere le seguenti ulteriori attività:

  1. Richiesta da parte dell’Ente della necessità di aggiornamento del piano (triennale lavori e/o biennale forniture e servizi) e comunicazione delle tempistiche per la relativa pubblicazione
  2. Definizione della tempistica per la ricezione del file finale da importare
  3. Il referente indicato dall’Ente, al termine della fase di raccolta dati da parte dei diversi referenti, invia il file excel relativo agli interventi e/o acquisti da caricare
  4. Prima dell’effettiva attività di migrazione verranno effettuati i controlli di obbligatorietà e correttezza dei dati presenti sui file excel, in caso di insorgenza di errori verrà richiesto l’aggiornamento dei file
  5. I file relativi al/ai singoli aggiornamenti verranno processati e caricati sul sistema informativo nazionale/regionale in stato bozza per le opportune verifiche propedeutiche all’invio ufficiale
  6. Il referente della programmazione dell’Ente o suo delegato potranno a questo punto accedere con le credenziali del sistema informativo (nazionale o regionale) e consultare il programma caricato, stampare le schede ministeriali approvarle e procedere in autonomia alla pubblicazione ufficiale. In caso si riscontri la necessità di apportare modifiche relative ai dati caricati da Maggioli prima della pubblicazione ufficiale è possibile segnalare le correzioni al referente tecnico Maggioli che provvederà alla bonifica;

La conclusione delle attività avviene nel momento in cui il referente tecnico del cliente comunica l’avvenuta pubblicazione definitiva al referente tecnico Maggioli

Software per la raccolta dei fabbisogni propedeutica al servizio di programmazione

Se il modulo software Programmazione consente all’Ente di redigere il programma triennale/biennale e i relativi aggiornamenti annuali secondo le specifiche definite nel D.M , la maggior difficoltà che riscontra l’Ente è quella di gestire l’attività propedeutica alla formazione del programma e cioè tutto il flusso amministrativo-tecnico-contabile che porta la singola proposta di acquisto/intervento ad essere inserita nello strumento programmatico.

È proprio per gestire questo flusso, a volte anche molto complesso in Enti di medio grandi dimensioni, che nasce il modulo della piattaforma “Raccolta Fabbisogni”.

Attraverso le funzioni di raccolta dei fabbisogni, l’Ente potrà gestire le richieste dei vari settori, assemblarle per priorità e contenuti omogenei, ed inserirle nell’adempimento di competenza. Il sistema consentirà poi la gestione dei contratti derivanti dagli interventi inseriti in programmazione, gestendone l’iter, le scadenze e gli eventuali rinnovi ecc.

L’obiettivo del sistema è quello di gestire:

  • la raccolta delle esigenze di acquisto provenienti dai vari uffici
  • la verifica della copertura economica da parte del referente della finanziaria
  • l’aggregazione dei fabbisogni in ottica di ottimizzazione della spesa e riduzione dei costi
  • la creazione del piano di programmazione come prescritto dal MIT (D.M. 14/01/2018)
  • la generazione del report per il tavolo dei soggetti aggregatori con gli acquisti superiori a 1 mln di Euro, ai sensi del art. 21 c. 6 del Codice Appalti.

La particolarità del software è quella di essere pensato allo stesso tempo per gestire un flusso standard, per quegli Enti di medio piccole dimensioni che necessitano di un supporto informatico per gestire gli attuali flussi che avvengono in cartaceo o con artigianali file excel, ma anche di poter essere facilmente modellato alle esigenze del cliente più complesso che è alla ricerca non soltanto di un software ma soprattutto di una soluzione modellabile al processo interno di procurement plan.

Nel processo “standard” relativo alla fase di raccolta, verifica copertura finanziaria e approvazione di ciascun fabbisogno sono identificate tre figure chiave a cui corrispondono tre distinte aree del sistema:

  • RDS – Responsabile del Servizio: soggetto autorizzato alla proposta di un nuovo fabbisogno;
  • RAF Responsabile Approvazione Finanziaria : soggetto che verifica la copertura economica del fabbisogno;
  • RDP Responsabile del Programma : soggetto a cui spetta l’approvazione complessiva del programma e l’invio in pubblicazione

Ogni utente dell’Ente verrà abilitato all’area di competenza del sistema riconducibile ad una delle tre figure appena descritte; sarà comunque possibile l’associazione di una utenza a più aree del sistema.

Con il profilo “RDS”, ogni referente inserisce inizialmente nel sistema la proposta con un set minimo di informazioni utili nello step successivo a determinare la fattibilità tecnica ed economica dell’intervento.

Sempre con il profilo “RDS”, il responsabile del servizio approva/boccia le proposte e le trasmette ai referenti del profilo “RAF” per la verifica della copertura finanziaria di ciascun intervento o acquisto proposto.

Il referente/responsabile che accede nell’area “RAF”, effettua le valutazioni di copertura economica e approva con il re-invio all’area RDS per il completamento delle informazioni degli interventi o accantona gli interventi.

Una volta completati i singoli interventi approvati con tutte le informazioni obbligatorie per l’approvazione del programma il Responsabile del Servizio invia al Referente della programmazione gli interventi/acquisti  che dovranno essere pubblicati. È il Responsabile del programma che ha la funzionalità finale di approvare respingere interventi e pubblicare il programma secondo il formato ministeriale sulle piattaforme nazionali/regionali.

Per ciascun fabbisogno è possibile definire i seguenti stati:

  • In bozza: quando il fabbisogno è in carico all’utente (richiesta in lavorazione, non inoltrata)
  • Confermato: quando il fabbisogno è pronto per essere inviato a RAF/RDP o può essere importato nel report per i soggetti aggregatori
  • Inoltrata a RAF: quando viene inviata la richiesta del nuovo fabbisogno al RAF
  • Rifiutato RAF: quando il RAF non può approvare il fabbisogno (necessità di modifica o di eliminazione)
  • Inoltrato a RDP/Approvato RAF: quando viene approvato dal RAF e di conseguenza inviato al RDP
  • Rifiutato RPD: quando il RDP non può approvare il fabbisogno (necessità di modifica o di eliminazione)
  • Approvato RDP (da programmare): quando viene confermato ed è soggetto a programmazione