Il progetto di dematerializzazione del Comune di Castelfranco di Sotto

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Il Comune di Castelfranco di Sotto è impegnato dal 2010 nel processo di dematerializzazione documentale, con l’obiettivo di aumentare la facilità di accesso ai cittadini, rendere trasparente il percorso dei documenti e diminuire i costi gestionali. Il tema della dematerializzazione documentale è balzato all’attenzione della Pubblica Amministrazione perché finalmente si vede la concreta possibilità di realizzare quegli ingenti benefici, in termini di risparmio e di efficacia, che il passaggio del documento amministrativo, dalla carta al bit, ha sempre promesso.

Il progetto riguarda il nuovo protocollo informatico con la digitalizzazione massiva dei documenti cartacei etichettati con codice a barre (scansione della posta e segnatura dei documenti con attribuzione di un codice a barre), l’assegnazione telematica agli uffici destinatari interni (attraverso l’uso di scrivanie virtuali) e la gestione del flusso documentale su dette scrivanie.

Peculiarità del sistema sono anche il protocollo informatico con protocollazione automatica (ogni volta che si vuol inviare della posta ad uno degli Enti toscani aderenti ad RTRT il sistema genera automaticamente le ricevute di invio e di ricezione in modo che chi invia ha subito dopo il numero di protocollo dell’ente che ha ricevuto) e l’integrazione nativa della firma digitale e della posta elettronica certificata (all’interno del sistema sono integrate sia la pec che la firma digitale.

Ciascun ufficio organizza e cataloga la propria documentazione digitale in fascicoli elettronici, nel rispetto dei criteri di classificazione archivistica adottati dall’amministrazione.

Gli atti amministrativi (determine, ordinanze, delibere), sono così diventati veri e propri documenti informatici, sottoscritti con firma digitale da parte del Sindaco e dei responsabili eliminando completamente l’uso della carta.informaticamaggioli-news05-12

Dal 1° gennaio 2011, il Comune di Castelfranco di Sotto ha inoltre adottato anche il servizio dell’Albo Pretorio on line, raggiungibile dalla home page del sito web del Comune. Gli atti amministrativi vengono pubblicati all’albo pretorio elettronico in modalità automatica in modo che cittadini e imprese possano consultare comodamente da casa tali atti e controllare l’azione della stessa amministrazione.

Nell’ambito della gestione del Protocollo è stato inoltre introdotto l’uso di strumenti tecnologici finalizzati alla semplificazione delle procedure e alla riduzione dei costi quali la PEC (posta elettronica certificata).
La Posta Elettronica Certificata è un tipo speciale di e-mail che consente di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento, permettendo di scambiare documenti con valore legale.

Questa amministrazione è dunque impegnata attivamente nel processo di semplificazione delle procedure amministrative,
con l’obbiettivo di ridurre i tempi di attesa dei cittadini e delle imprese, aumentare la facilità di accesso e renderne trasparente il percorso dei documenti. In questa ottica e in attuazione del recente Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 235/2010) abbiamo quindi attivato il percorso di dematerializzazione documentale che rappresenta un punto di partenza rispetto ad un lavoro che dovrà continuare.

Il progetto è stato presentato avvalendosi del supporto tecnico e delle procedure informatiche fornite dal gruppo Maggioli.

A questo proposito Paolo Maggioli, Amministratore Delegato del Gruppo Maggioli, dichiara: “Siamo orgogliosi di essere stati scelti, in qualità di partner strategico, dal Comune di Castelfranco di Sotto per la realizzazione del nuovo protocollo informatico e di aver supportato l’amministrazione comunale nella gestione dinamica dei flussi documentali. Abbiamo utilizzato un sistema informativo sviluppato per la gestione e la semplificazione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi. Abbiamo, così, garantito sicurezza, autenticità, archiviazione, conservazione a norma e salvaguardia dei dati in conformità alla normativa di riferimento. Si è trattato di un progetto molto stimolante, con obiettivi importanti da raggiungere come rendere trasparente il percorso dei documenti e diminuire i costi gestionali del Comune toscano.”

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