Piano di informatizzazione delle procedure

Dalla teoria

L’art. 24 c. 3bis del DL 90/2014 ha imposto alle amministrazioni di approvare “un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese.”

Alla pratica

Per giungere alla implementazione del Piano di informatizzazione approvato nel febbraio scorso, offriamo molto più di una semplice fornitura software.

Un servizio che permette la gestione completa della comunicazione tra cittadini ed Ente grazie all’automazione dei flussi informativi da e verso i gestionali di back – office, fino alla conservazione a norma dei documenti.

1 Mappatura dei procedimenti, standardizzazione della modulistica

Viene fornito il documento, strutturato in due parti, che pianifica le azioni finalizzate alla digitalizzazione dei procedimenti.
Nella prima parte viene riportato l’elenco dei procedimenti che il Gruppo Maggioli propone di digitalizzare entro il 30 giugno 2015.
Nella seconda parte vengono descritte le ulteriori azioni implementabili dagli Enti Locali per giungere ad un processo di digitalizzazione il più ampio possibile.

1 Definizione dell’ordine di priorità e pianificazione della fase di digitalizzazione

Si supporta l’Ente nel dare un criterio di priorità alla digitalizzazione dei procedimenti, unendo alle valutazioni tecnologiche e di impatto sul cittadino (per primi i procedimenti facili da digitalizzare e numerosi), anche quelle in termini di semplificazione del lavoro degli operatori (ovvero: quanto impatta positivamente sull’attività interna degli uffici avere il procedimento digitalizzato?). Al termine di questa attività viene definitivamente steso il Piano di informatizzazione dei procedimenti.

 

1 Ridisegno dei procedimenti

Prima di passare alla informatizzazione dei procedimenti si assiste l’Ente nell’analisi e revisione dei procedimenti funzionali a tre obiettivi: utilizzo dello strumento informatico come supporto alla semplificazione e razionalizzazione delle attività; riduzione dei tempi di risposta al cittadino/impresa; recupero di efficienza interna.

1 Tracciamento delle istanze tramite autenticazione dell’utente via portale

Messa a disposizione dell’Ente delle tecnologie del Gruppo finalizzate alla predisposizione del portale dei servizi dell’Ente (J-City.gov) condiviso da tutti i moduli applicativi ed integrato, tramite specifici connettori, alle applicazioni gestionali nel back-office dell’Ente e con eventuali

1 Gestione informatica dell’iter della pratica

La suite Sicr@web con moduli verticali, specifici per ogni area della Pubblica Amministrazione, con cui gestire la pratica in back-office.

1 Conservazione a norma dei documenti informatici

Il servizio per la conservazione sostitutiva a norma dei documenti, che permette di mantenere e garantire nel tempo l’integrità di un documento informatico. Questo perché risulta ancor più necessario dare piena validità alla conservazione in formato digitale dei documenti, siano essi cartacei o informatici, ovviamente adottando procedure per la loro conservazione conformi alle regole tecniche emanate.

1 Affiancamento e supporto operativo all’Ente

Al fine di giungere alla informatizzazione dei procedimenti secondo quanto previsto nel Piano iniziale e nei suoi eventuali aggiornamenti e per assicurarsi che la visione del committente venga realizzata secondo le sue aspettative, può essere fornito per tutto il periodo di realizzazione del Piano la figura di un «project manager» i cui compiti di accompagnamento saranno principalmente condotti su due aree di intervento, una più operativa (legata alle metodologie, agli strumenti e alle tecniche di lavoro per realizzare al meglio gli obiettivi del Piano) ed una più relazionale (ovvero legata alle dinamiche interpersonali e di comunicazione tra l’Ente e i fornitori degli applicativi).

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Lo schema seguente illustra l’architettura della soluzione offerta
che ha come obiettivo la completa informatizzazione dell’Ente.
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