La Lean Organization per i Servizi Demografici del Comune di Montichiari

Il Comune di Montichiari (BS) ha abbracciato con decisione le logiche dell’Organizzazione Snella ed ha concluso nell’aprile 2013 la terza tappa del proprio percorso verso la Lean Organization dopo l’approfondimento iniziale, la formazione a tutti i ruoli manageriali e la Settimana di Miglioramento Rapido presso il settore edilizia svolta nel settembre 2012.

I risultati sono stati ottimi tanto da farne un modello di riferimento in Italia, basti pensare che ad oggi il settore edilizia del Comune sta rilasciando i permessi di costruire in soli 3 giorni.
I riferimenti concettuali e metodologici seguiti possono essere così riassunti:

  • – valore del servizio per il cittadino (eliminare tutte le attività che non generano benefici al fruitore dei servizi)
  • lavorazione a flusso continuo
  • lotta agli sprechi.

Anche la riorganizzazione dell’Ufficio Servizi Demografici del Comune di Montichiari è avvenuta sempre con lo straordinario strumento dell’Organizzazione Snella; l’esperienza infatti presenta tutte le caratteristiche tipiche del miglioramento rapido: osservazione sul campo, fare subito (nella settimana sono stati creati fisicamente i nuovi spazi di lavoro), trystorming o tempesta di prove, assenza di giustificazioni (se non vedi uno spreco in 3 giorni stai sbagliando qualcosa).

Il lavoro è stato svolto in team allargato, costituito dalle persone dell’Ufficio Servizi Demografici (3 addetti all’Anagrafe, 1 allo Stato civile, 1 all’Elettorale, 1 in staff più 1 Funzionario Responsabile, sempre presente), da un operatore del Protocollo, da operatori delle funzioni collegate (Comunicazione, Segreteria, Servizi Finanziari, ecc.).

Per tutta la durata dei lavori è’ sempre stata assicurata la presenza dell’Assessore all’innovazione Massimo Gelmini (grande agente del cambiamento), di Rita Zaniboni (Dirigente Responsabile), di Maddalena Zanacchi (Responsabile sviluppo organizzativo) e di Stefano Franceschini (Responsabile del CED). Il supporto metodologico è stato assicurato da un esperto senior del Gruppo Maggioli.

Il lavoro si è sviluppato nelle fasi caratteristiche della Settimana di Miglioramento Rapido, ovvero preparazione, realizzazione, follow up. Dopo la giornata di preparazione il team ha focalizzato l’attenzione sulle principali criticità riscontrate (picchi di lavoro, incombenze ai cittadini, impiego dell’autocertificazione, impegno del back office, impegno per l’INA-SAIA e altre) e durante la settimana il team ha realizzato i seguenti miglioramenti: – passaggio alla lavorazione digitale. Si sono attivate le postazioni ed addestrati gli operatori alla scannerizzazione iniziale. Inoltre si è attivato il nuovo flusso digitale del mod. APR4 con interazione diretta della Polizia Locale, invio al Comune di provenienza e all’Azienda raccolta rifiuti ed infine al Sindaco.

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