Esternalizzare, perché? E soprattutto, come?

La scelta di esternalizzare un servizio è frutto di un’analisi che evidenzia una sofferenza, una difficoltà a mettere in atto atti e competenze attraverso le risorse umane che si hanno in dotazione. Si arriva alla scelta di esternalizzare per il timore di non riuscire ad erogare un servizio o ad adempiere a certi obblighi.

Nel caso dell’esternalizzazione della procedura sanzionatoria (o di alcune fasi di esse) si tratta di adempimenti obbligatori, la cui mancata attuazione espone a responsabilità il funzionario, così ci racconta la Comandante Manuela Valli del Comune di Castiglion Fiorentino.

Nel mio caso si è trattato dell’attribuzione di nuove competenze e mansioni, che da un lato ha sottolineato la sempre maggiore professionalità acquisita dall’ufficio da me diretto, dall’altro ha finito inevitabilmente per aggravare la mole di lavoro.

I servizi di polizia stradale costituiscono indubbiamente uno dei settori preponderanti se non addirittura il principale in cui la Polizia Locale è chiamata ad operare e ogni inadempienza nelle fasi procedurali espongono a gravi rischi di responsabilità (non solo contabili).

Strettamente connessa a questi servizi in quanto da essi immediatamente derivante e conseguente – risulta essere l’attività di gestione dei verbali di accertamento alle violazioni delle norme del Codice della Strada, delle altre leggi ed ai regolamenti ed ordinanze.

La gestione di tali verbali, sia singolarmente che nel loro complessivo ammontare, richiede dal momento iniziale dell’emissione dell’atto fino alla conclusione del relativo iter procedimentale – una serie di attività diverse e nel contempo interconnesse tra di loro, attività che deve essere svolta in modo impeccabile e che mette a dura prova realtà con un numero limitato di risorse umane a disposizione per le attività amministrative.

Pertanto, per motivi tecnico-operativi e di convenienza economica, sono arrivata alla scelta dell’esternalizzazione delle attività inerenti alla gestione dei verbali di accertamento, della notifica ai trasgressori/obbligati e degli altri eventuali adempimenti correlati e/o successivi, fino alla conclusione del procedimento.

Ciò ha consentito un impiego più razionale del personale, sgravato dall’espletamento di tali procedure, in special modo di quelle attinenti all’adempimento di una serie di formalità meramente burocratiche; ma la scelta di esternalizzare un servizio non si conclude con la volontà di farlo: i vincoli di finanza pubblica impongono percorsi che hanno uno schema fisso.

La procedura di esternalizzazione necessita di una condivisione politica innanzitutto, ma formalmente deve passare dal Consiglio Comunale ed è necessario riuscire a dimostrare che economicamente la scelta comporta risparmio rispetto allo svolgimento interno.

Pertanto è necessario mettersi a fare i conti: costi di personale, costi di materiale, usura degli strumenti; e dall’altro lato costo unitario, numero di verbali da far trattare, costi complessivi.

Solo se il confronto tra le spese dimostra un risparmio, anche minimo, allora è possibile procedere.

  • Condivisione politica della necessità
  • sostegno della Giunta rispetto ai maggiori costi
  • Analisi pedissequa degli aspetti economici e delle fasi procedurali coinvolte
  • Analoga analisi dei costi con raffronto
  • Relazione al Consiglio Comunale
  • Deliberazione di Consiglio (di esternalizzazione del servizio)
  • Determinazione Dirigenziale a contrarreimage
  • Eventuale delibera di giunta per adeguare le spese procedurali: la legge prevede di far ricadere i costi sui sanzionati, la questione merita però una riflessione. Se è giusto far ricadere sui contravventori il costo del servizio complessivo inerente la stampa e postalizzazione dei verbali, va comunque considerato che la scelta di “come” effettuare la stampa (interna con proprio personale oppure esterna) è una vera “scelta politica”, conseguentemente tale deve essere anche la valutazione se e quanto di detta scelta far ricadere sui sanzionati. Mi spiego meglio: qualora il costo vivo dell’esternalizzazione porti ad un serio aumento delle spese in capo al contravventore, può essere che l’amministrazione scelga di far ricadere solo parte di esso e di finanziare da bilancio un quota, al mero scopo di non far appesantire le spese procedurali. Questa è una riflessione che merita di essere fatta.

Il costo del servizio deve essere calcolato in modo pedissequo, elencando tutti i costi vivi nel caso di svolgimento interno del servizio e nel caso di svolgimento esternalizzato.

  • Costi di personale
  • Costi materiali
  • Ammortizzazione ed usura strumenti
  • Strumenti cartacei
  • Abbonamenti e canoni

Questo è l’esempio dei miei costi e dei miei calcoli che ho prodotto al consiglio comunale: ciò che è necessario perché l’ente possa affrontare la procedura di esternalizzazione, è la dimostrazione della convenienza economica della scelta e farà quindi parte integrante degli atti da elaborare.

Dopodichè si pone il problema della scelta del contraente: qui i comuni piccoli sono più avvantaggiati, la soglia dell’affidamento diretto è un po’ più alta.

Inoltre, nonostante l’abrogazione dell’art. 57, per certi versi ci viene comunque in aiuto l’art 63: alla fine i verbali sono gestiti dalla procedura Concilia, la cui proprietà è riservata. Questo per me (vigente ancora l’art. 57) è stato il gancio strategico, che mi ha consentito di procedere ad affidamento diretto. Ma non possiamo dimenticare che:

  • Cambiare la procedura sarebbe stato pregiudizievole per un ufficio di poche unità, dove anche solo il periodo di formazione comporta una fase di inattività
  • Esternalizzare solo la stampa non avrebbe consentito la certezza delle responsabilità in caso di contestazione.

A cura di Manuela Valli Comandante Comune – di Castiglion Fiorentino (AR)

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