Conservazione Digitale dei Documenti Informatici

La Conservazione Digitale si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di congelare e mantenere nel tempo lo stato, il valore e la validità dei documenti informatici trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale o probatorio degli stessi.

Documenti ai quali si applica

La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico (firmato o meno) e, al fine di garantire la completezza e la coerenza delle informazioni che si andranno poi a ricercare, da la possibilità di allegare ulteriori documenti, annotazioni, firme, metadati e quant’altro.

  • Registri e Libri (es.: Libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili, …)
  • Documenti Fiscali (es.: Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi, …)
  • Dichiarazioni e Atti (es.: Delibere, Determinazioni, Verbali, …)
  • Pratiche e Fascicoli (es.: SUAP, SUE, Fascicoli Elettorali, …)
  • Comunicazioni (es.: PEC, e-mail, circolari, informative, atti giudiziari, …)
  • Documentazione generica (protocollata o meno)
  • Interi titolari di classificazione, adottando il piano di classificazione del cliente (Delibere, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti, …)

Attivando un processo di Conservazione digitale gli archivi che per legge vanno composti e tenuti per diversi anni possono essere creati utilizzando direttamente i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale, oppure ricevuti dalle controparti, senza la necessità di stamparli ed organizzarli in archivio fisico e con la possibilità di integrarli con documenti di origine cartacea (DDT, corrispondenza, ricevute, ecc.).

Come già detto, la soluzione consente un’integrazione nativa con tutti i gestionali Maggioli e fornisce modalità di accesso versatili ed adatte per l’alimentazione sia manuale, sia automatica, anche da altri prodotto gestionali o di conservazione.

Scegliendo un processo di Conservazione digitale integrato si ottengono diversi benefici che consentono una migliore organizzazione dei flussi documentali e degli archivi garantendo una maggiore efficienza e risparmio economico.

I PRINCIPALI VANTAGGI

  • Velocità e Sicurezza
  • Riduzione dei costi
  • Rispetto dell’ambiente
  • Assolvimento agli obblighi di Legge
  • Certezza di integrità degli archivi
  • Tutela legale e fiscale
  • Garanzia di continuità operativa

COME FUNZIONA

Il servizio genera un set di “archivi virtuali”, riservato per ogni cliente, per i quali vengono stabilite le modalità di versamento dei documenti (caricamento), le frequenze di chiusura dei lotti di conservazione (firma e marca temporale), i tipi di documenti da trattare, ecc…

Tutti gli archivi sono sempre monitorati ed aggiornati nel rispetto della normativa vigente e tutte le attività che li riguardano sono tracciate in log specifici per ogni cliente, anch’essi conservati.

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